Anleitung: Administration eines Elternsprechtags
(C) otis-elternsprechtag.de    28.10.2020
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   Administration in der Demo-Version vollständig ausprobieren

Benutzen Sie auf dieser Website den Link unter "Demo Ausprobieren" - "Demo Sekretariats-Login", um den ganzen Ablauf durchzuspielen.

Nachdem Sie einige Daten angegeben haben, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link, der Sie direkt zur Demo-Administration führt.

Bei der Einrichtung des Sprechtags benötigen Sie keine eigenen echten Daten. Es werden bei den Import-Vorgängen jeweils Muster-Dateien angeboten, die Sie benutzen können.

   Eigene Zugangsdaten anfragen

Mit der eigenen Installation können Sie ein halbes Jahr uneingeschränkt arbeiten.

Für die Einrichtung der eigenen Installation berechnen wir 20 Euro, die beim Kauf verrechnet werden.

Ein Anfrage bezüglich einer eigenen Installation senden Sie an: kuhn@pedav.de

   Als Administrator einloggen

Demo-Installation:
Fordern Sie auf dieser Website einen Zugang unter "Demo ausprobieren" => "Demo Sekretariats-Login" an. Sie erhalten automatisch eine E-Mail und mit dem Link in der E-Mail gelanden Sie direkt zur Demo-Webanwendung.

Eigene Installation: Benutzen Sie den Link und die Zugangsdaten, die Sie erhalten haben.

   Einrichtungsassistent

Benutzen Sie stets den Link "Einrichtungsassistent". Dort werden Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Einrichtungsvorgang geführt.

   Lehrer-Benutzerkonten anlegen

Im "Einrichtungsassistenten" klicken Sie auf den Link "Benutzerkonten für Lehrer/innen anlegen" und folgen den Hinweisen. Für die Import-Datei gibt es ein Muster, in das Sie Ihre Daten hineinkopieren können. Ein Kennwort wird erzeugt. Für von Ihnen vorgegebene Kennwörter fügen Sie eine Spalte "Kennwort" hinzu. Bei jedem Import wird die Datei zunächst analysiert und dann noch einmal ausgewählt, um den Import durchzuführen.

Hinweis: In der Demo-Installation kann der Import nur simuliert werden. Es werden keine Benutzerkonten angelegt.

   Lehrer-Kontoinformationen ausdrucken

Im "Einrichtungsassistenten" klicken Sie auf den Link "Login-Info für Lehrer/innen drucken". Es öffnet sich eine Datei im Word-Format. Für den Fall, dass Lehrer/innen ihr Kennwort selbst geändert haben, ist dieses verschlüsselt und kann in der Liste nicht mehr ausgegeben werden. Bei verlorenen Kennwörtern müssen diese über das Menü "Lehrer - Stammdaten" neu gesetzt werden.

   Lehrer-Kontoinformationen per E-Mail versenden

Im "Einrichtungsassistenten" klicken Sie auf den Link "Login-Info per E-Mail". Es öffnet sich ein Fenster mit allen notwendigen Informationen und dem Link, den Sie an die Lehrer/innen verschicken können. Über den Link können die Lehrer/innen und Lehrer ein temporäres Kennwort an die in OTiS erfasste E-Mail-Adresse anfordert. Mit dem zugesendeten Kennwort können sich die Lehrer/innen am gleichen Tag einloggen und ein reguläres Kennwort vergeben. Vorraussetzung ist, dass Sie in den Sicherheitseinstellungen diese Zusende-Funktion aktiviert haben und die E-Mail-Adressen der Kolleginnen und Kollegen in den Lehrer-Stammdaten vorhanden sind. Es handelt sich dabei um die gleiche Funktion wie die Kennwort-Vergessen-Funktion.

   Kennwort-Vergessen Link für Lehrer/innen

Als Administrator/in können Sie Ihren Lehrer/innen vor einem Sprechtag eine E-Mail zuschicken, damit diese sich ggf. ein temporäres Kennwort an die registrierte E-Mail-Adresse zuschicken lassen können, falls sie die Zugangsdaten verlegt haben. Mit dem zugesendeten Kennwort und der in OTiS hinterlegten E-Mail-Adresse können sich die Lehrer/innen am gleichen Tag einloggen und ein reguläres Kennwort vergeben. Vorraussetzung ist, dass Sie in den Sicherheitseinstellungen diese Zusende-Funktion aktiviert haben und die E-Mail-Adressen der Kolleginnen und Kollegen in den Lehrer-Stammdaten hinterlegt sind. Den dazugehörigen Link und einen Vorschlag für die Formulierung der E-Mail finden Sie im Einrichtungsassistenten.

   1. Einen neuen Sprechtag anlegen

Im "Einrichtungsassistenten" klicken Sie neben "Beratungsangebot auswählen" auf "Neu".

Art: Sprechtagsberatung

Titel: z.B. "Elternsprechtag 17.02.2018"

Termine Schüler je Lehrer/in:(immer) 1

Beratungsminuten Standard: z.B. 15 Minuten. Für einzelne Lehrer/innen änderbar (siehe " 3. Terminverfügbarkeiten der Lehrer/innen einrichten").

Terminvergabe Startdatum/Uhrzeit: ab dann können Eltern reservieren. Einze Bevorzugung für einzlen Schülergruppen ist möglich. Lehrer/innen haben schon vorher Zugriff.

Keine Buchung/Stornierung mehr: z.B. ein Stunde vor dem reservierten/zu reservierenden Termin

ggf. Webseite nach Logout: auf diese Webadresse Ihrer Schulwebsite werden Eltern nach dem Ausloggen geführt. Dort können noch Hinweise gegeben werden. Wenn das Feld leer gelassen wird, erscheint eine Standard-Meldung.<

Optimierungsvorschlag: bei Standardauswahl "Optimierungsvorschlag mit Pufferzeit werden den Eltern bei der Buchung mehrerer Termin nur Vorschläge mit einem Beratungstakt Pufferzeit angeboten.

Infotext Sprechtag: Zum Beispiel: [Der Elternsprechtag findet am ... von ... bis ... und am .... statt. In Einzelfällen können Lehrer/innen auch andere Sprechzeiten haben.] Dieser Text erscheint auf den Login-Zetteln für die Eltern.

Sichtbar für Lehrer/innen: Es gibt in der Regel keinen Grund hier "unsichtbar" zu wählen. Es besteht höchstens die Gefahr, dass später vergisst, auf "sichtbar" zu stellen.

Im Nachhinein haben Sie über das Menü Zugriff auf die Daten des Beratungsangebots.

   2. Schüler/innen importieren

Im "Einrichtungsassistenten" wählen Sie den angelegten Elternsprechtag bei "Beratungsangebot" aus und klicken auf den Link "Schüler/innen für einen Sprechtag importieren". Folgen Sie den Hinweisen. Laden Sie die Muster-Datei herunter und kopieren Sie Ihre Daten hinein.

Kennwörter werden automatisch erstellt. Sollen von Ihnen speziell vorgegebene Kennwörter benutzt werden, fügen Sie eine Spalte "Kennwort" hinzu. Bei jedem Import wird die Datei zunächst analysiert und dann noch einmal ausgewählt, um den Import durchzuführen.

Um Adressdaten, z.B. "Familienname,Strasse,Postleitzahl,Ort,etc." für den späteren Postversand von Login-Informationen zu importieren, fügen Sie diese Spalten mit den gewünschten Spaltenüberschriften hinzu. Gleichzeitig müssen Sie diese Spaltenüberschriften in "Konfiguration => Einstellungen => Sprechtage ..." als Adressfelder eintragen.

Hinweis: Schüler/innen-Daten werden beim Archivieren eines Sprechtags gelöscht. Für jedes Elternsprechtagsangebot müssen die Schüler/innen-Daten gesondert importiert werden.

   3. Terminverfügbarkeiten der Lehrer/innen einrichten

Im "Einrichtungsassistenten" wählen Sie den angelegten Elternsprechtag bei "Beratungsangebot" aus und klicken auf den Link "Terminverfügbarkeiten der Lehrer/innen einrichten". Folgen Sie den Hinweisen. Laden Sie die Muster-Datei herunter und kopieren Sie Ihre Daten hinein.

Verkürzte Beratungszeiten für Teilzeitkräfte

Erstellen Sie zwei Import-Dateien mit den jeweiligen Lehrer/innen und führen Sie den Import jeweils mit unterschiedlichen Zeiten durch.

Lehrer/innen erweitern ihre Verfügbarkeitszeiten selbst

Wenn Sie dies in den Einstellungen erlauben, können Lehrer/innen selbständig, z.B. wenn ihre freien Termine knapp werden oder ausgebucht sind, weitere Verfügbarkeitszeiten für sich hinzufügen. Das geht allerdings nur an den bereits grundsätzlich für den Strechtag vorgesehenen Tagen. An neuen Tagen kann dies nur der Administrator tun.

   Option: Sprechtag an mehreren Tagen

Ein "Beratungsangebot" vom Typ Sprechtag kann an einem oder mehreren Tagen stattfinden. Führen Sie dazu den Importvorgang (siehe Terminverfügbarkeiten der Lehrer/innen einrichten) je zusätzlichem Tag ein weiteres Mal durch.

   Option: Auswahlfeld "Lehrer/innen" für Eltern genau auf die Klasse abstimmen

Wenn Sie möchten, dass Eltern bei der Reservierung nur die Lehrer/innen zur Reservierung angeboten bekommen, die in der Klasse unterrichten, dann müssen Sie die Lehrer/innen Teams der Klassen importieren.

Alternative 1: Untis-Unterricht-DIF-Datei

Klicken Sie auf den Link "Untis-Unterricht-DIF-Datei" im Einrichtungsassistenten und folgen Sie den Hinweisen. Die Importdatei kann als Muster heruntergeladen werden, allerdings eignet sie sich nicht zur Bearbeitung. Die Datei kann nur aus dem Stundenplanprogramm "Untis" erstellt werden. Wenn Sie ein anderes Stundenplanprogramm verwenden, dann schreiben Sie uns. Wir werden uns dann bemühen, kurzfristig dafür eine entsprechende Schnittstelle zu erstellen.

Alternative 2: Selbst erstellte csv-Datei.

Klicken Sie auf den Link "csv-Datei" im Einrichtungsassistenten und folgen Sie den Hinweisen. Für die Import-Datei gibt es ein Muster, in das Sie Ihre Daten hineinkopieren können.

Alternative 3: Klassenteams direkt erfassen

Klicken Sie im Menü auf "Beratungsangebote => Klassen/Teams". Dort können Sie Klassen bearbeiten, indem Sie auf die Zeile doppelklicken. Oder legen mit der Schaltfläche "hinzufügen" eine neue Klasse an. Dort geben Sie die Lehrer/innen des Klassenteams nach dem dort angezeigten Muster zusammen mit dem Fach ein.

   Option: Eltern bei besonderem Gesprächsbedarf einen Zeitvorteil beim Buchen geben

Als Admininstrator können Sie sowohl beim Import durch das Hinzufügen der Tabellenspalte "Zeitvorteil-Stunden" als auch später individuell Schüler/innen einen Zeitvorteil beim Buchen von Terminen geben.

Klassenlehrer/innen können in ihrer Klasse ausgewählten SuS einen 48h Zeitvorteil einrichten. Vorraussetzung ist, dass sie bei der jeweiligen Klasse als Klassenlehrer/in eingetragen sind.

   Login-Link für Eltern auf der Schulhomepage platzieren

Eltern haben drei Möglichkeiten, zum Login zu gelangen:

Durch einen Link auf der Schulhomepage ist es für Eltern einfacher, sich einzuloggen, weil die Eingabe des Schulkennwortes entfällt. Außerdem wird der Schulname und der Titel des aktuellen Elternsprechtags angezeigt.

Um einen Link auf die Schulhomepage zu platzieren, benötigen Sie Schreib-Zugriff auf die Schulhomepage. Ggf. müssen Sie Ihren Dienste-Anbieter kontaktieren.

Den Link, den Sie dafür benötigen, öffnen Sie im Einrichtungsassistenten mit "Der Start-Link für Ihre Website".

   Login-Link für Lehrer/innen

Lehrer/innen haben zwei Möglichkeiten, zum Login zu gelangen:

Der Link für den Lehrer/innen-Login ist folgendermaßen aufgebaut:

<a href="https://www.otis-elternsprechtag.de/share/xberatung.php?user=lehrer&schulkennwort=[Ihr Schulkennwort]" target="_blank">

Ihr Schulkennwort finden und ändern Sie in der Administration unter Konfiguration => Sicherheit.

   Kennwort-Zettel für Schüler/innen ausdrucken

Im "Einrichtungsassistenten" geben Sie im grauen Kasten "Schüler/innen - Kennwort-Zettel" eine kommagetrennte Liste von Klassen oder ein * als Joker oder für 'alle' ein. Die Datei wird im Word-Format angezeigt. Sie können auch einen eigenen Serienbrief erstellen. Benutzen Sie dazu den entsprechenden Link und laden Sie die Quelldatei herunter.

   Buchungen per Protokoll nachvollziehen

Alle Buchungen, Terminumbuchungen und Stornierungen von Eltern, Lehrer/innen und Admins werden protokolliert, so dass im Zweifelsfall alles nachvollzogen werden kann. Das Protokoll ist im Administrationsbereich beim jeweiligen Schülerdatensatz über das Symbol abrufbar. Die Liste ist zunächst nach Lehrer/in und dann chronologisch nach dem Zeitpunkt der Buchung sortiert. Auf die Anzeige der genauen Uhrzeit wird aus Datenschuztgründen verzichtet. Protokolldaten, die älter als ein Monat sind, werden aus Datenschutzgründen automatisch gelöscht.

   Ausloggen

Am Ende des Bearbeitungsvorgangs sollten Sie sich ausloggen.